当法人では、社会福祉法人として、利用児童およびその保護者、職員、実習生、関与先、さらには採用応募者など、多くの個人情報を取り扱っています。これらの大切な情報を不正使用や流出から守り、適切に活用していくため、法人全体で個人情報保護に取り組み、職員の意識向上を図ります。
1. 個人情報の収集・利用・提供について
管理体制の確立
個人情報保護のための管理体制を整備し、収集・利用・提供の各段階において適切な取扱いを行います。
個人情報の定義
当法人における個人情報とは、利用児童とその保護者、全職員、評議員、実習生、関与先、採用応募者等に関する情報のうち、氏名・生年月日・その他の記載により個人を特定できるものを指します。
収集目的
個人情報は、以下の業務遂行を目的として、適法かつ公正な手段により収集します。
利用児童・保護者：保育活動、健康管理、緊急連絡、保育記録等
職員：人事、給与、労務、厚生、採用、保健、保険、財務、庶務、法人運営等
評議員：法人運営および関連する連絡調整
実習生等：実習の受け入れおよび指導に関する業務
関与先（業務委託業者・取引先等）：契約・取引・業務遂行に必要な連絡および管理
採用応募者：採用選考および採否の連絡、採用後の人事手続等
利用および第三者提供
個人情報は収集目的の範囲内で利用し、原則としてご本人の同意なく第三者に提供することはありません。ただし、法令に基づく場合、または本人の同意がある場合はこの限りではありません。
2. 個人情報保護のための安全対策
就業規則や内規において、職員・評議員・実習生等に守秘義務を明示し、退職後も含め遵守を徹底します。
個人情報を取り扱う職員に対して教育・研修を実施し、意識向上と実務の適正化を図ります。
保管場所には厳重な管理を行い、施設外への無断持ち出しを禁止します。
電子データはパスワード管理やアクセス権限設定により不正アクセスを防止します。
長期保存が必要なデータにはバックアップを取り、適切な形式で保存します。
不要になった個人データは、復元不能な方法で安全に廃棄します。
3. 法令・規範の遵守
当法人は、個人情報の取扱いに関し、個人情報保護法ならびに関連法令、行政機関のガイドライン等を遵守します。
4. 個人情報管理責任者の設置
個人情報管理責任者を置き、保護活動の推進と管理体制の維持を図ります。責任者は、法人内全職員への方針の周知と遵守状況の監督を担います。
【個人情報に関するお問い合わせ窓口】
社会福祉法人 梅花福祉会
個人情報保護担当窓口
電話：0495-22-444（コウガの森・梅花）
制定者：社会福祉法人 梅花福祉会
理事長：佐藤 弘